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Wenn das Backup ins Leere läuft
Die Frage, die ich Kunden gern stelle und die oft für betretenes Schweigen sorgt: „Wissen Sie, ob Ihre Datensicherung heute Nacht erfolgreich war?“ Eingerichtet ist die Sicherung schnell und funktioniert dann auch. Wochen danach ist die Datensicherung vergessen und kommt erst dann wieder in den Fokus, wenn eine Datei, ein Ordner wiederhergestellt werden muss. Das ist kein Vorwurf: Solange nichts fehlt, gibt es keinen Anlass nachzusehen.
Die trügerischen Statusmails
Wird eine Sicherung sauber aufgesetzt, werden mindestens Statusmails eingerichtet. Die Statusmails landen sauber sortiert im Outlook in einem dafür angelegten Ordner … und werden nicht mehr beachtet. An und für sich menschlich, denn niemand liest täglich zwanzig Erfolgsmeldungen.
Das Backup stirbt heimlich
Backups fallen selten mit großem Knall aus. Sie hören einfach leise auf zu funktionieren:
- Der Job lief gar nicht, weil ein Dienst gestoppt war oder der Server ein Update durchgeführt hat
- Hat die NAS oder die externe Festplatte keinen Platz mehr, wird nichts mehr geschrieben.
- Ein geändertes Passwort oder ein abgelaufener Key genügt und die Sicherung erfolgt nicht
- Eine falsch gesetzte Aufbewahrungsregel löscht ältere Stände schneller, als neue entstehen.
- Im schlimmsten Fall nimmt Ransomware das Backup gleich mit, weil es dauerhaft erreichbar am Netz hängt.
Ein Backup, das niemand prüft, ist eine Hoffnung
Eine Sicherung, deren Lauf niemand kontrolliert und die nie zurückgespielt wurde, ist kein Sicherheitsnetz, sondern eine Hoffnung. Das Tückische daran ist der Zeitpunkt: Man bemerkt den Ausfall genau dann, wenn man die Daten wirklich braucht, und in diesem Moment lässt sich nichts mehr reparieren.
Wie gute Überwachung aussieht
Aus meiner Sicht braucht es vier Dinge, unabhängig davon, welche Backup-Software im Einsatz ist:
- Ein Soll-Ist-Abgleich nach Zeitplan. Das System weiß, dass um 02:00 Uhr eine Meldung kommen muss, und schlägt Alarm, wenn sie ausbleibt.
- Veeam, Synology, Datto und UrBackup melden völlig unterschiedlich. Eine brauchbare Überwachung führt das an einer Stelle zusammen.
- Den Ausfall meldet nicht der nächste Monatsbericht, sondern eine E-Mail noch am selben Morgen.
- Regelmäßige Reports, die belegen, dass alles läuft. Wer die IT für andere verantwortet, braucht das schwarz auf weiß.
Teils sogar gefordert
Es geht dabei nicht allein um ein gutes Gefühl. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, ist nach Art. 32 DSGVO verpflichtet, sie nach einem Zwischenfall rasch wiederherstellen zu können und die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen regelmäßig zu überprüfen. Gerade dieses „regelmäßig überprüfen“ ist der Punkt, an dem ein einmal eingerichtetes und danach vergessenes Backup nicht mehr genügt, so gut es beim Aufsetzen auch gemeint war.
Dazu kommt die GoBD: Steuerrelevante Daten müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren gegen Verlust gesichert und verfügbar bleiben. Ein Backup, das unbemerkt aussetzt, bringt im Zweifel die ordnungsmäßige Buchführung ins Wanken, und das fällt erfahrungsgemäß erst bei einer Prüfung auf. Überwachung ist damit nicht nur Sorgfalt, sondern ein Stück Pflichterfüllung.
Mein Werkzeug dafür
Genau aus diesem Bedürfnis heraus ist BackupWatch entstanden. Eingehende Reportmails werden automatisch gelesen und bewertet, ein ausbleibendes Backup löst sofort einen Alarm aus, und für Kunden gibt es druckfertige Berichte als Nachweis.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Sicherungen wirklich verlässlich laufen: sprechen Sie mich an. Manchmal reicht schon ein Blick auf den Status, um die Frage vom Anfang beantworten zu können.